Kurz erklärt
Ein brauchbares Dokument für kleine Unternehmen umfasst wenige Seiten: Logovarianten mit Schutzraum, zwei bis drei Farben mit exakten Farbwerten, eine Schrift für Überschriften und eine für Fließtext, Regeln für Bilder und Untertitel sowie Beispiele für erwünschte und unerwünschte Formulierungen.
Der Nutzen zeigt sich bei Übergaben. Sobald mehrere Personen Inhalte erstellen, eine Agentur dazukommt oder ein Druckdienstleister Daten braucht, ersetzen die Vorgaben lange Abstimmungen. Ergänzend hilft ein Ordner mit Logodateien, Vorlagen und freigegebenen Bildern, auf den alle Beteiligten zugreifen können.
Zu umfangreiche Regelwerke werden nicht gelesen und veralten schnell. Sinnvoller sind kurze, gepflegte Vorgaben plus fertige Vorlagen in den Programmen, in denen tatsächlich gearbeitet wird. Regeln, die im Alltag ständig gebrochen werden, gehören überprüft statt verschärft, denn meist ist die Vorgabe unpraktisch und nicht der Mitarbeiter nachlässig.
In der Praxis
Ein Friseursalon in Bremen lässt Inhalte von zwei Mitarbeiterinnen erstellen. Vorher wechselten Schriften und Farben von Beitrag zu Beitrag. Ein zweiseitiges Dokument legt nun zwei Farben, eine Schrift und die Position des Logos fest, dazu kommen drei Vorlagen im Bearbeitungsprogramm. Der Aufwand pro Beitrag sinkt, weil Gestaltungsfragen einmal geklärt sind, und Aushänge im Salon passen zum Auftritt im Netz.
Tipp aus der Agentur: Vorgaben dort ablegen, wo gearbeitet wird. Eine PDF im Mailanhang wird ignoriert, eine Vorlage im Bearbeitungsprogramm nicht.
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