Kurz erklärt
Für Social Media sind vier Bereiche wesentlich. Website-Tracking über Pixel oder Conversion API setzt eine wirksame Einwilligung voraus. Kundendaten für Werbezielgruppen dürfen nur genutzt werden, wenn die Erhebung rechtmäßig war. Newsletter brauchen ein Double-Opt-in. Und für Fotos oder Videos, auf denen Mitarbeitende oder Kunden erkennbar sind, ist eine schriftliche Einwilligung nötig.
Verantwortlich bleibt immer das Unternehmen, auch wenn eine Agentur die Kanäle betreut. Sinnvoll sind daher ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, dokumentierte Einwilligungen mit Datum und eine Übersicht darüber, welche Werkzeuge welche Daten verarbeiten und wo diese Daten gespeichert werden.
Typische Schwachstellen im Alltag sind Einwilligungsbanner, die Tracking bereits vor der Zustimmung starten, Mitarbeitervideos ohne Freigabe und Bewerbungsunterlagen, die per Direktnachricht eingehen. Rechtliche Einzelfragen gehören zu einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt, nicht in die Redaktionsplanung.
In der Praxis
Ein Handwerksbetrieb dreht ein Recruiting-Video auf der Baustelle. Vor dem Dreh unterschreiben alle gefilmten Mitarbeitenden eine Einwilligung, die auch regelt, was nach dem Ausscheiden aus dem Betrieb mit dem Material passiert. Ein Kunde im Hintergrund wird herausgeschnitten. Bewerbungen laufen nicht über Direktnachrichten, sondern über ein Formular auf der eigenen Website.
Tipp aus der Agentur: Einwilligungen für Bild und Ton am besten direkt am Drehtag einsammeln, schriftlich und mit Datum. Später ist niemand mehr greifbar.
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